Зона ответственности: • Обеспечение жизнедеятельности офиса (штат более 1000 человек): - Управление и развитие административной и хозяйственной деятельностью (Москва, регионы). Постановка KPI. - Проведение тендеров по закупочной деятельности и заключению договоров на оказание поставок товаров и услуг. - Взаимодействие с арендодателями, контрагентами, контролирующими органами, коммунальными и инженерными службами, контроль договорных отношений. - Планирование и контроль бюджета административной службы. - Организация работы офисной инфраструктуры (продуктов, воды, посуды, мебели, техники, канцелярских товаров, мерча). - Организация и контроль работы сервисных служб (клиниг, кофе-леди). • Документооборот (бумажный, электронный, ЭДО, PRC, ERP): - Управление процессами по документообороту (согласование, сопровождение, ведение реестров, отслеживание сроков по исполнению условий договоров). - Разработка, согласование и внедрение регламентов, политик, и стандартов работы отдела, контроль за их исполнением. - Формирование документов для организации курьерских отправок. Трекинг. - Обеспечение полного сопровождения всех внутренних процессов документооборота. - Ведение реестра. • Тревел поддержка: - Деловой туризм. Взаимодействие с DMC компаниями по организации командировок, вахт сотрудников. - Контроль за деловыми поездками сотрудников, согласно стандартам политики компании (заказ трансфера, отелей, авиа, ж/д билетов, виз, аренда авто и пр.). Решение спорных вопросов. Инструктаж по пользованию системой бронирования новых сотрудников. • Управление корпоративной мобильной связью: - Подключение, блокировка сим-карт, мобильного интернета. - Контроль за установленным лимитом. - Подключение бонусных услуг для сотрудников, находящихся за границей. • Управление корпоративным транспортом: - Координация процесса продажи корп. автомобилей, работа с лизинговыми компаниями. - Контроль штрафов, топливных карт, страхования, технического обслуживания. - Разработка политик и процедур по безопасному управлению автотранспортом. • Организация внутрикорпоративных мероприятий (Новый год, выездное совещание представителей компании, гендерные поздравления, профессиональные праздники): - Поиск площадок, проведение тендеров, бюджетирование, согласование программ мероприятий, меню, подбор артистов, отчетность и пр. Достижения: • Разработала облачный гибридный офис с целью бронирования рабочих мест в офисе для сотрудников, работающих в гибридном графике. • Сократила затраты отдела на 20% на сервисный и плановый ремонт офисного оборудования, проведя тендер и получив выгодное предложение. • Сократила затраты отдела на клининг в 5 раз: предложила оптимизировать затраты путем использования имеющихся возможностей компании. | 